7 Práticas que podem gerar multa fiscal

Multas fiscais podem comprometer seriamente a saúde financeira da sua empresa. Enquanto muitos empreendedores já conhecem os riscos de atrasar impostos ou deixar de emitir notas fiscais, existem práticas menos óbvias que também resultam em penalidades severas.

Neste artigo, você descobrirá 7 situações que passam despercebidas no dia a dia, mas que podem gerar autuações e prejuízos significativos.

1. Não adaptar os sistemas para o Split Payment da Reforma Tributária

Uma das mudanças mais impactantes da reforma tributária é o split payment, que entrará em vigor gradualmente a partir de 2027. Esse sistema automatiza a retenção de impostos no momento da transação, separando automaticamente o valor do IBS e da CBS antes de creditar o montante na conta da empresa.

O que muitos empresários não sabem: Se a plataforma de pagamento ou a empresa não separar corretamente o valor do tributo, pode ser aplicada multa de R$ 20 por transação, multa de mora mensal de 3% sobre valores não repassados ou repassados com atraso, e multa de R$ 0,20 por transação em caso de atraso na comunicação.

Por que é menos óbvio: Em 2026, o sistema estará em fase de testes com alíquotas simbólicas, o que pode criar uma falsa sensação de segurança. Porém, as empresas que não adequarem seus sistemas de gestão, nota fiscal eletrônica e meios de pagamento até 2027 estarão vulneráveis a essas penalidades.

Como evitar: Comece agora a preparar seus sistemas ERP e processos financeiros para integrar nota fiscal, pagamento e conta-corrente tributária de forma automatizada.

2. Descumprir as Novas Obrigações Acessórias sem perceber

O governo federal implementou um sistema de fiscalização mais rígido, com novos prazos para envio de informações fiscais e penalidades severas em caso de não conformidade.

Com a reforma tributária, as obrigações acessórias estão sendo atualizadas, mas muitas empresas continuam seguindo os procedimentos antigos.

Exemplos práticos:

• A DIRF foi descontinuada em 2025, sendo substituída pela EFD-Reinf e DCTFWeb

• A DCTF PGD foi extinta a partir do período de apuração de janeiro de 2025

• Novos códigos CST-cClass precisam ser incluídos nas notas fiscais para garantir benefícios fiscais

Por que é menos óbvio: Essas mudanças ocorrem gradualmente e nem sempre há comunicação clara. Empresas podem continuar tentando entregar declarações extintas ou deixar de enviar as novas obrigações sem perceber.

Como evitar: Mantenha uma agenda fiscal atualizada e revise mensalmente quais declarações estão vigentes. Sistemas de gestão fiscal automatizados ajudam a monitorar essas mudanças.

3. Classificação Fiscal Incorreta de Produtos (NCM)

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) define a natureza, composição e uso de cada produto. Um código NCM errado pode parecer um detalhe técnico, mas gera consequências severas.

Multas aplicáveis:

• Multa de 5% sobre o valor da operação correspondente por incorreções ou omissões, limitada a 1% da receita bruta

• Pagamento indevido de impostos (quando a classificação resulta em alíquota maior)

• Perda de benefícios fiscais (quando deveria haver redução ou isenção)

Por que é menos óbvio: Com a reforma tributária, a classificação fiscal tornou-se ainda mais crítica, pois determina o enquadramento em regimes especiais, alíquotas diferenciadas e a Cesta Básica Nacional. Pequenas variações no código podem significar tributação zero ou alíquota cheia.

Como evitar: Realize auditorias periódicas dos cadastros de produtos, cruzando NCM com CFOP e CST. A classificação precisa ser revisada sempre que há mudanças na legislação.

4. Manter Empresa Inativa sem cumprir obrigações

Muitos empreendedores acreditam que, se a empresa não tem movimento, não precisam fazer nada. Essa é uma armadilha perigosa.

Obrigações para empresas inativas:

• DEFIS (para Simples Nacional)

• Declaração de Inatividade

• Comunicação pelo eSocial e EFD-Reinf, principalmente se já estiverem cadastradas nos sistemas

Consequências: Atrasar ou omitir informações pode resultar em multas proporcionais ao tempo de descumprimento e ao regime tributário da empresa, sendo que algumas dessas penalidades podem ser aplicadas mesmo sem faturamento.

Por que é menos óbvio: Não há receita, então parece que não há obrigação. Mas o Fisco exige comprovação formal de que a empresa está inativa.

Como evitar: Mesmo sem faturamento, mantenha a contabilidade ativa e declare a situação de inatividade nos prazos corretos.

5. Não adequar contratos ao novo Regime Tributário

A reforma tributária trouxe regras específicas para contratos de longo prazo, especialmente no setor imobiliário e de serviços.

Situação crítica: Para que contratos não residenciais com prazo determinado se beneficiem do regime de tributação com base na receita bruta, será necessário registrá-los em cartório até dezembro de 2025.

Implicações: Contratos não registrados perderão benefícios fiscais e poderão ter tributação mais elevada quando o novo sistema entrar em vigor.

Por que é menos óbvio: O prazo parece distante e muitas empresas não relacionam contratos vigentes com obrigações fiscais futuras. Além disso, não há fiscalização ativa sobre isso agora, mas o impacto será sentido na apuração tributária a partir de 2026.

Como evitar: Faça um levantamento de todos os contratos de prestação de serviços ou locação com prazo determinado e providencie o registro em cartório antes do fim de 2025.

6. Gestão inadequada de créditos acumulados de ICMS

Com a substituição gradual do ICMS pelo IBS até 2033, há um período crítico para gerenciamento de créditos acumulados.

O problema: Créditos acumulados de ICMS precisarão estar devidamente registrados e escriturados para serem homologados até 2032. Empresas que não organizarem essa documentação desde já podem perder esses créditos.

Por que é menos óbvio: 2032 parece distante, mas a documentação precisa estar em ordem continuamente. Muitas empresas acumulam créditos sem fazer a devida escrituração e controle, pensando que terão tempo para organizar depois.

Como evitar: Implemente um sistema de controle rigoroso dos créditos de ICMS desde agora. Faça a escrituração correta de todas as operações que geram crédito e mantenha a documentação organizada e acessível.

7. Atraso na entrega de ECD e ECF

A Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são obrigações anuais cruciais, mas seus prazos e complexidade fazem com que muitas empresas atrasem a entrega.

Prazos críticos:

• ECD deve ser transmitida até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte

• ECF deve ser transmitida até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte

Multas aplicadas:

• ECD: Multa de 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da empresa no período, limitada a 1%

• ECF: Para Lucro Real, multa de 0,25% a 3% da receita bruta; para Lucro Presumido, multa fixa de R$ 500 a R$ 1.500 por mês de atraso

Por que é menos óbvio: Essas obrigações exigem informações consolidadas do ano inteiro, e muitas empresas só começam a organizar a documentação perto do prazo. Além disso, as multas da ECF são especialmente severas para empresas do Lucro Real, podendo chegar a 3% do valor omitido, inexato ou incorreto.

Como evitar: Mantenha a escrituração contábil organizada durante todo o ano, não apenas no momento da entrega. Utilize sistemas integrados que facilitam a geração desses documentos.

Como o ERP EASY pode prevenir essas multas

Depois de conhecer essas 7 práticas que podem gerar multas fiscais, fica evidente que a complexidade do sistema tributário brasileiro exige mais do que boa vontade: exige tecnologia adequada.

Um sistema ERP moderno, como o ERP Easy, centraliza e automatiza processos fiscais essenciais:

• Atualização de acordo com as novas regras tributárias: O sistema acompanha mudanças na legislação, incluindo as alterações da reforma tributária, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade

• Gestão integrada de notas fiscais: Emissão com os códigos corretos (NCM, CST, CFOP) e integração com meios de pagamento para preparação do split payment

• Escrituração digital automatizada: Geração simplificada de ECD, ECF e demais obrigações do SPED

  
  

O investimento em um ERP não é apenas uma questão de eficiência operacional, mas de proteção financeira. As multas fiscais podem comprometer margens de lucro e até a continuidade do negócio. Com a reforma tributária em andamento e novas obrigações surgindo constantemente, contar com uma solução tecnológica que automatiza a conformidade fiscal deixou de ser opcional.

Conclusão

Evitar multas fiscais vai muito além de pagar impostos em dia. As 7 práticas apresentadas neste artigo mostram que há armadilhas menos óbvias no dia a dia empresarial que podem custar caro. Com a reforma tributária trazendo mudanças profundas no sistema de arrecadação, especialmente com o split payment e novas obrigações acessórias, empresas precisam se preparar desde já.

A gestão fiscal eficiente exige três pilares: conhecimento atualizado da legislação, processos internos organizados e tecnologia adequada. Um sistema ERP robusto, como o ERP Easy, integra esses três elementos, oferecendo segurança jurídica e tranquilidade para que você possa focar no crescimento do seu negócio, sem surpresas desagradáveis com o Fisco.

Mantenha sua empresa em conformidade fiscal com o ERP Easy. Conheça nossas soluções e proteja seu negócio de multas e autuações desnecessárias.