Como as empresas devem se ajustar à Reforma Tributária: Guia Prático

Entenda as mudanças da Reforma Tributária 2025 e descubra o que sua empresa precisa fazer para se adequar à LC 214/2025. Guia completo com prazos, obrigações e estratégias de adaptação.

Introdução

A Lei Complementar nº 214, sancionada em 16 de janeiro de 2025, marca o início oficial da regulamentação da Reforma Tributária brasileira, trazendo mudanças profundas que impactarão empresas de todos os portes nos próximos anos.

Diferente do que muitos imaginam, a Reforma Tributária não é algo distante ou que pode ser deixado para "depois".

As empresas devem se adequar a novas obrigações já a partir de julho de 2025, com cronograma progressivo até janeiro de 2026, quando as novas exigências se tornam obrigatórias.

Este artigo apresenta um guia prático e objetivo sobre o que sua empresa precisa fazer agora para estar preparada. Não se trata de promessas ou soluções mágicas, mas de um caminho estruturado que demanda planejamento, recursos e, principalmente, disciplina operacional.

A Realidade da Reforma: Entendendo o Novo Cenário

O Que Realmente Mudou

A Lei Complementar nº 214/2025 regulamenta três novos tributos: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).

O sistema atual (até 2026):

• PIS e COFINS (federais)

• ICMS (estadual)

• ISS (municipal)

• IPI (federal)

O novo sistema (gradualmente até 2033):

• CBS - substitui PIS, COFINS e IPI (federal)

• IBS - substitui ICMS e ISS (estadual/municipal)

• IS - Imposto Seletivo sobre produtos específicos

A transição não será abrupta. O processo será iniciado em 2026 e deverá ser concluído em 2033, permitindo uma transição gradual entre os sistemas antigo e novo. Porém, isso significa que durante sete anos as empresas precisarão lidar com dois sistemas tributários simultaneamente - e é aqui que reside o maior desafio operacional.

Por Que Empresas Não Podem Esperar

Entre julho e setembro de 2025 começa a fase de testes para emissão de documentos fiscais com os novos campos obrigatórios. Em outubro inicia a produção opcional, e a partir de janeiro de 2026 torna-se obrigatório.

Quem deixar para se adequar em dezembro de 2025 enfrentará:

• Rejeição de notas fiscais - operações comerciais travadas

• Perda de competitividade - concorrentes já adaptados estarão à frente

• Risco de autuações - multas por não conformidade

• Pressão operacional extrema - equipes sobrecarregadas tentando fazer em semanas o que deveria levar meses

O Que Sua Empresa Precisa Fazer: Checklist Completo

1. Mapeamento e Diagnóstico imediatos

1.1 Entenda seu regime tributário atual

Antes de planejar a transição, você precisa saber exatamente onde está.

Perguntas essenciais:

• Qual o regime tributário da empresa? (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real)

• Quais tributos são recolhidos atualmente?

• Qual a carga tributária efetiva sobre as operações?

• Existem benefícios fiscais que serão afetados?

Empresas optantes pelo Simples Nacional poderão escolher o regime regular da CBS e do IBS, sendo essa decisão irretratável para cada período: em setembro (com efeitos de janeiro a junho do ano seguinte) ou em abril (com efeitos de julho a dezembro).

Esta decisão é crítica e irreversível para o período escolhido. Uma análise detalhada é indispensável.

1.2 Mapeie sua cadeia de suprimentos

A Reforma Tributária trouxe aprimoramento da regra da não cumulatividade. O contribuinte poderá se creditar dos tributos pagos nas operações em que for adquirente, exceto nos casos de uso ou consumo pessoal.

O que mapear:

• Liste todos os fornecedores e o regime tributário de cada um

• Identifique quais compras geram direito a crédito

• Analise contratos vigentes e cláusulas tributárias

• Verifique se fornecedores estão se adequando à reforma

Por que isso importa: Se seu fornecedor não estiver adequado, você não conseguirá aproveitar créditos tributários corretamente, perdendo competitividade.

1.3 Revise todos os produtos e serviços

Para garantir a correta emissão de documentos fiscais, as empresas deverão utilizar três novas tabelas obrigatórias: Código de Classificação Tributária, Situação Tributária (CST) e Créditos Presumidos.

Ação prática:

• Crie planilha com todos os produtos/serviços comercializados

• Classifique cada item conforme NCM atual

• Prepare para reclassificação conforme novas tabelas

• Identifique produtos sujeitos ao Imposto Seletivo

2. Adequação Tecnológica 

2.1 Avalie seu sistema de gestão atual

Este é um momento de verdade para muitas empresas. Sistemas inadequados não vão conseguir lidar com a complexidade da transição.

Perguntas críticas sobre seu sistema:

• Ele processa tributos federais, estaduais e municipais de forma integrada?

• Tem capacidade de calcular créditos tributários por operação?

• Permite emissão de documentos fiscais com os novos campos obrigatórios?

Cenários possíveis:

Cenário A - Sistema robusto (ERP Easy): Você precisará de atualização e parametrização, mas a base é sólida.

Cenário B - Sistema básico (software simples): Avalie se o fornecedor tem capacidade técnica e financeira para desenvolver as adequações necessárias.

Cenário C - Planilhas e processos manuais: A realidade é dura: não há como enfrentar a Reforma Tributária com planilhas. A complexidade é simplesmente incompatível com gestão manual.

2.2 O Papel do Sistema de Gestão na Transição

Um sistema de gestão adequado não faz milagres nem opera sozinho, mas é a infraestrutura necessária para que sua equipe consiga:

Gestão de documentos fiscais:

• Emitir notas com os novos campos obrigatórios

• Validar informações antes do envio

• Manter histórico completo de operações

• Gerar relatórios de conformidade

Controle de créditos tributários:

• Registrar compras e vendas com classificação correta

• Calcular créditos disponíveis por operação

• Conciliar créditos com fornecedores

• Identificar oportunidades de aproveitamento

Gestão da transição (2026-2033):

• Processar simultaneamente impostos antigos e novos

• Gerar obrigações acessórias de ambos os sistemas

• Calcular impacto financeiro da migração

Importante: O ERP Easy, como outros sistemas de gestão empresarial, precisará ser parametrizado e configurado por sua equipe para atender às especificidades do seu negócio. Esse passo é fundamental e deverá ser realizado em qualquer sistema. 

3. Capacitação e organização de pessoas

A reforma exige uma mudança de cultura e engajamento. É importante capacitar os times para operar sob as novas regras, desde a alta liderança até a operação.

3.1 Equipe Fiscal e Contábil

Treinamentos obrigatórios:

• Entendimento profundo da LC 214/2025

• Novas regras de não cumulatividade

• Tabelas fiscais obrigatórias (cCLASStrib, CST, Créditos Presumidos)

• Preenchimento correto de documentos fiscais

• Gestão de créditos tributários

Recomendação: Invista em cursos especializados e certificações. O mercado terá escassez de profissionais qualificados na nova legislação.

3.2 Departamento Comercial

Vendedores e gestores comerciais precisam entender:

• Como a reforma afeta precificação

• Mudanças em contratos com clientes

• Impacto na competitividade vs concorrentes

• Argumentos para justificar ajustes de preços

3.3 Compras e Suprimentos

O time de compras tem papel crítico:

• Verificar adequação dos fornecedores

• Negociar cláusulas de ajuste tributário em contratos

• Garantir recebimento correto de documentos fiscais

• Priorizar fornecedores que geram créditos adequados

3.4 Alta Gestão

Diretores e gerentes precisam:

• Aprovar investimentos necessários em tecnologia e pessoas

• Entender riscos e oportunidades estratégicas

• Tomar decisões sobre regime tributário

• Acompanhar indicadores de adequação

4. Adequação de Processos Operacionais 

4.1 Revisão de Precificação

A nova carga tributária pode exigir que empresas ajustem seus preços. É recomendável analisar o impacto da reforma e implementar ajustes de forma gradual, mantendo as relações comerciais sólidas.

Passo a passo:

1. Calcule a carga tributária atual:

   • Some todos os tributos pagos (diretos e embutidos)

   • Calcule % efetiva sobre o preço de venda

   • Identifique produtos mais afetados

2. Simule a carga tributária futura:

   • Estime alíquotas de IBS + CBS para seu setor

   • Calcule créditos que poderá aproveitar

   • Projete carga efetiva no novo sistema

3. Analise impacto por produto:

   • Produtos que ficarão mais caros

   • Produtos que ficarão mais baratos

   • Margem de contribuição por produto

4. Estratégia de ajuste:

   • Reajustes graduais ao longo de 2025-2026

   • Comunicação transparente com clientes

   • Análise de elasticidade de demanda

4.2 Gestão de Contratos

Todos os contratos precisam ser revisados:

Contratos com clientes:

• Incluir cláusula de ajuste por mudança tributária

• Definir gatilhos de revisão de preço

• Estabelecer transparência sobre componente tributário

Contratos com fornecedores:

• Exigir adequação à reforma tributária

• Garantir emissão correta de documentos fiscais

• Prever penalidades por não conformidade

Contratos de longo prazo:

• Renegociar valores considerando novo cenário

• Estabelecer mecanismo de revisão periódica

• Proteger ambas as partes de mudanças legislativas futuras

4.3 Fluxo de Caixa e Planejamento Financeiro

A reforma institui o split payment, em que o imposto é automaticamente descontado no momento da transação financeira. Plataformas digitais, adquirentes e bancos passam a ser responsáveis por recolher o tributo antes que o valor seja repassado ao vendedor.

Impacto no caixa:

• Empresa receberá valor líquido, já deduzido do imposto

• Fluxo de caixa precisa ser replanejado

• Capital de giro pode ficar mais apertado inicialmente

• Provisões financeiras devem considerar novo timing

Ações necessárias:

• Simular fluxo de caixa nos dois cenários (antes/depois)

• Avaliar necessidade de capital de giro adicional

• Renegociar linhas de crédito se necessário

• Ajustar projeções financeiras de médio prazo

5. Conformidade e Governança

5.1 Estrutura de Compliance Tributário

Com mais clareza nas regras, a fiscalização também será mais rigorosa. O fisco terá acesso a dados em tempo real e poderá identificar erros com mais facilidade.

Monte uma estrutura de compliance:

Responsabilidades definidas:

• Quem aprova classificações fiscais de produtos?

• Quem valida documentos fiscais antes de emissão?

• Quem concilia créditos tributários?

• Quem acompanha mudanças legislativas?

Controles internos:

• Checklist de validação para cada documento fiscal

• Revisão periódica de classificações tributárias

• Auditoria interna trimestral de conformidade

• Relatórios gerenciais de riscos fiscais

Documentação:

• Registre todas as decisões tributárias importantes

• Mantenha memórias de cálculo organizadas

• Documente consultas a especialistas

• Crie histórico de adequações realizadas

5.2 Relacionamento com Contabilidade Externa

Se sua empresa trabalha com escritório de contabilidade:

Alinhamento necessário:

• Defina claramente responsabilidades de cada parte

• Estabeleça cronograma de entregas de informações

• Garanta que o contador está capacitado na reforma

• Crie rotina de reuniões mensais de alinhamento

Atenção: Mesmo com contador externo, a responsabilidade final é da empresa. Não terceirize o entendimento do que está acontecendo.

Desafios específicos por porte e setor

Microempresas e MEI

O Simples Nacional e o MEI serão mantidos, mas suas regras de compatibilidade com a CBS e o IBS ainda dependerão de leis complementares específicas.

Situação atual: As regras finais para Simples e MEI ainda não estão totalmente definidas. Porém, é certo que haverá mudanças.

O que fazer agora:

• Acompanhe publicações sobre regulamentação do Simples

• Avalie se permanência no regime continua vantajosa

• Organize documentação fiscal mesmo sendo MEI

• Prepare-se para possível migração de regime

Pequenas e Médias Empresas

A nova lei coloca pequenos empresários diante de um dilema: permanecer integralmente no Simples Nacional e transferir créditos menores que os concorrentes fora do regime, ou adotar um regime híbrido, recolhendo separadamente o IBS e a CBS, cujos custos tributários são mais elevados.

Decisão crítica: Esta escolha afeta diretamente sua competitividade. Uma análise financeira detalhada é essencial.

Cenários a simular:

• Simples Nacional puro: Menor complexidade, possivelmente menor crédito

• Regime híbrido: Maior complexidade, possibilidade de mais créditos

• Lucro Presumido/Real: Máxima complexidade, máximo aproveitamento de créditos

Não existe resposta universal. Depende de:

• Seu setor de atuação

• Perfil dos seus clientes (B2B ou B2C)

• Estrutura da sua cadeia de suprimentos

• Capacidade operacional da sua equipe

Grandes Empresas e Indústrias

Empresas de maior porte enfrentam desafios diferentes:

Complexidade operacional:

• Múltiplas unidades em diferentes estados

• Centenas ou milhares de SKUs para classificar

• Cadeias de suprimentos extensas e complexas

• Contratos de longo prazo que precisam ser revistos

Vantagens:

• Estrutura para absorver investimentos necessários

• Equipes especializadas em tributário

• Sistemas de gestão robustos

• Capacidade de contratar consultorias especializadas

Foco principal:

• Planejamento tributário estratégico

• Otimização de créditos tributários em cadeia complexa

• Gestão de riscos fiscais em múltiplas jurisdições

• Compliance rigoroso com governança corporativa

Setores com Tratamento Diferenciado

Empresas de setores como agronegócio, combustíveis, telecomunicações e saúde deverão estar atentas a regimes especiais e compensações de crédito.

Setores com atenção especial:

• Saúde e medicamentos: Alíquotas reduzidas específicas

• Alimentos: Cesta básica com tratamento diferenciado

• Agronegócio: Regimes especiais mantidos parcialmente

• Construção civil: Regras específicas para obras

• Transporte: Tratamento diferenciado em discussão

Se sua empresa atua nesses setores, o acompanhamento legislativo é ainda mais crítico.

Erros a Evitar

Erro 1: Acreditar que "não afeta minha empresa"

Realidade: A reforma afeta literalmente todas as empresas que vendem produtos ou serviços no Brasil, sem exceção.

Mesmo MEIs e Simples Nacional terão mudanças. Mesmo empresas de serviços. Mesmo quem exporta.

Erro 2: Deixar tudo para o contador

Contadores são essenciais, mas eles não conhecem seu negócio como você. Decisões sobre:

• Regime tributário

• Precificação

• Estrutura operacional

• Investimentos em tecnologia

São decisões de gestão, não apenas contábeis.

Erro 3: Não Investir em tecnologia adequada

Se houver qualquer inconsistência entre os campos dos documentos fiscais, a nota será rejeitada automaticamente.

Tentar fazer a transição sem sistema adequado é como tentar construir um prédio sem ferramentas apropriadas. Tecnicamente possível, mas altamente arriscado e ineficiente. Conte com o ERP Easy para tornar a transição mais segura e de acordo com as novas regras.

Erro 4: Subestimar o tempo necessário

Adequação à Reforma Tributária não é projeto de 30 dias. É transformação que leva meses e exige:

• Análise estratégica

• Investimentos aprovados

• Sistemas implementados

• Pessoas treinadas

• Processos ajustados

• Testes realizados

Quem começar em dezembro de 2025 já estará atrasado.

Erro 5: Não Documentar Decisões

A fiscalização será mais rigorosa, com o fisco tendo acesso a dados em tempo real e podendo identificar erros com mais facilidade.

Cada decisão tributária importante deve ser:

• Documentada por escrito

• Fundamentada tecnicamente

• Aprovada formalmente

• Arquivada adequadamente

Em eventual fiscalização, você precisará justificar suas escolhas.

Por que o seu sistema de gestão importa

Ao longo deste artigo, mencionamos repetidamente a importância de sistemas de gestão adequados. Vale esclarecer esse ponto sem promessas irreais.

O que um ERP faz:

• Centraliza informações operacionais, fiscais e financeiras

• Processa cálculos tributários conforme parametrização

• Gera documentos fiscais com campos obrigatórios

• Mantém histórico completo de operações

• Produz relatórios para análise e decisão

• Facilita auditoria e rastreabilidade

O que um ERP NÃO faz sozinho:

• Não toma decisões estratégicas por você

• Não se parametriza automaticamente

• Não substitui conhecimento técnico da equipe

• Não garante conformidade sem supervisão humana

• Não elimina necessidade de contador

• Não transforma má gestão em boa gestão

Por que planilhas não são suficientes

A realidade é matemática:

Complexidade da reforma:

• 3 tabelas fiscais obrigatórias

• Campos novos em documentos fiscais

• Cálculos de créditos tributários por operação

• Gestão simultânea de 2 sistemas (2026-2033)

• Validações automáticas pelo fisco

• Rejeição automática de inconsistências

Capacidade de planilhas:

• Processamento manual

• Alta probabilidade de erro humano

• Sem validações automáticas

• Difícil auditoria

• Impossível integração em tempo real

A conta não fecha. A complexidade superou a capacidade de gestão manual.

O papel do ERP Easy 

O ERP Easy, como outros sistemas de gestão empresarial robustos, é uma ferramenta. Uma ferramenta sofisticada, mas ainda assim uma ferramenta que requer:

Investimento em implementação:

• Tempo para configuração adequada

• Parametrização fiscal específica do seu negócio

• Integração com seus processos atuais

• Migração cuidadosa de dados históricos

Capacitação contínua:

• Treinamento inicial da equipe

• Reciclagens periódicas

• Acompanhamento de atualizações

• Desenvolvimento de boas práticas de uso

Gestão ativa:

• Monitoramento de indicadores

• Ajustes conforme necessidade

• Validação de resultados

• Supervisão humana constante

Não existe "piloto automático". Existe, sim, uma base tecnológica sólida que, bem utilizada por equipes capacitadas, permite enfrentar a complexidade da Reforma Tributária de forma estruturada e controlada.

Conclusão: não existe atalho, mas existe caminho

A Reforma Tributária é a maior transformação fiscal do Brasil em décadas. Não há como fugir dela, e não há solução simples ou rápida.

O que sabemos com certeza:

1. A reforma está acontecendo - LC 214/2025 já foi publicada

2. Prazos são reais - Janeiro de 2026 é obrigatório

3. Complexidade é alta - Duas sistemas simultâneos por 7 anos

4. Fiscalização será rigorosa - Tecnologia permite controle em tempo real

5. Empresas não preparadas sofrerão - Rejeições, multas, perda de competitividade

6. Não há solução fácil - Ninguém vai apertar um botão e resolver tudo por você. É trabalho árduo, investimento necessário e disciplina operacional.

7. Não dá para deixar para depois - Janeiro de 2026 vai chegar. Empresas despreparadas simplesmente não conseguirão operar legalmente.

Conte com o ERP Easy como um parceiro estratégico e que fornecerá a base tecnológica adequada para que a sua empresa realize todas as transições necessárias com segurança e eficiência.